Die Corona-Pandemie hat das Aufkommen von telefonischen Beratungsgesprächen noch einmal stark erhöht. Um die persönlichen Kontakte weitestgehend zu minimieren und der Ausbreitung des Virus bestmöglich entgegenzuwirken, sind Beratungsgespräche am Telefon das beste Mittel. Anlageberater, Finanzanlagenvermittler und andere Dienstleister im Investmentbereich sind seit dem 01. August 2020 gesetzlich dazu verpflichtet, Telefongespräche rechtskonform aufzuzeichnen und zu speichern. Grundlage dieser Bestimmung ist die europäische MiFID II Richtlinie. Was gilt es also in diesem Zusammenhang zu beachten?

Welche Vorgaben müssen eingehalten werden?

In Deutschland wurde die MiFID II Richtlinie innerhalb des WpHG (Wertpapierhandelsgesetz) umgesetzt. Das Aufzeichnen von Telefongesprächen, das sogenannte „Taping“ (aus dem englischen Tape für Tonband), ist dabei nur eine von zahlreichen Anforderungen die eingehalten werden müssen. Durch das verbindliche Aufzeichnen von Kundengesprächen soll mehr Transparenz geschaffen und die Sicherheit der Märkte erhöht sowie Investoren letztlich mehr Schutz geboten werden. Folgende Vorgaben müssen beim Taping eingehalten werden:

• Aufzeichnung „on demand“ oder „automatisch“
• Speicherung der Aufzeichnungen für 5 (MiFID II) bzw. 10 Jahre (FinVermV)
• Datenspeicherung muss revisionssicher erfolgen
• Aufzeichnungen müssen vor Manipulation geschützt werden
• nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar sein
• sämtliche Aufzeichnungen müssen einfach zugeordnet und wiedergefunden werden
• sämtliche Aufzeichnungen müssen auf Anfrage kurzfristig für Kunden oder Behörden bereitgestellt werden

Zertifizierte Taping-Lösung

Die MiFID-Recorder GmbH bietet zertifizierte Taping-Lösungen für Banken, Makler, Vermögensverwalter und Finanzvermittler an. Mit dem MiFID-Recorder können sämtliche Aspekte des Tapings vom Aufzeichnen bis zur Archivierung zuverlässig und unkompliziert umgesetzt werden. Wie funktioniert der Recorder im Detail? Vor jedem Aufzeichnungsprozess kann eine passende Aufzeichnungsvariante ausgewählt werden. Wenn beispielsweise während eines Gesprächs ersichtlich wird, dass Aufzeichnungsbedarf besteht, lässt sich die Aufzeichnung spontan über die Dreierkonferenz aktivieren.

Sofern bereits vor dem Gespräch feststeht, dass das Telefonat aufgezeichnet werden soll, kann der Kunde direkt über die MiFID-Recorder Einwahlnummer angerufen werden. Während des Gesprächs lässt sich die Aufzeichnung jederzeit über die #-Taste deaktivieren und wieder aktivieren. Um auch bei eingehenden Anrufen immer auf der sicherten Seite zu sein, ist es auch möglich Kunden eine Kontaktrufnummer zu geben, welche eingehende Anrufe direkt an den Recorder weiterleitet und so automatisch aufgezeichnet werden. Mit einer speziellen App können sämtliche Gespräche auch bequem vom Smartphone aus getätigt und unkompliziert aufgezeichnet werden.

Vorteile für Berater

Mit dem MiFID-Recorder müssen sich Berater keine Gedanken mehr über die rechtskonforme Aufzeichnung von Telefongesprächen machen. Sämtliche Aufzeichnungen werden von der MiFID-Recorder GmbH gespeichert und archiviert. Um Beratern möglichst viel Flexibilität zu bieten, können Gespräche sowohl vom Festnetz als auch vom Smartphone aus getätigt werden. Es ist somit nicht mehr nötig ein spezielles System zu installieren oder einen Telefonanlagenanbieter zu beauftragen.

Sobald der Anschluss freigeschaltet ist, lässt sich der Recorder plattformübergreifend auf allen Endgeräten verwenden. Bei Bedarf können nicht nur Telefongespräche, sondern auch Videokonferenzen oder die elektronische Kommunikation rechtskonform aufgezeichnet werden. Die Vorteile im Überblick:

• unabhängig von Infrastruktur, Plattformen, Endgerät und Netz- bzw. Mobilfunkanbietern
• einfach und unkompliziert
• zertifiziert und sicher durch georedundante und zentral gemanagte Hardware Infrastruktur
• übersichtlich und transparent
• skalierbar
• offene Schnittstelle zur Anbindung an diverse Softwarelösungen oder CMR-Systeme