PDF/A ist ein spezieller PDF-Typ, der für die digitale Langzeitarchivierung und Bewahrung von elektronischen Dokumenten konzipiert wurde. Anstelle von endlosen Ablagefächern und Ringbüchern für Papierdokumente verlangt unsere moderne digitale Welt nach einer Methode, die das einfache Auffinden und Anzeigen von Dokumenten über einen längeren Zeitraum gewährleistet. In Europa wird PDF/A in verschiedenen Organisationen und Regierungen für die Langzeitarchivierung empfohlen oder sogar gesetzlich vorgeschrieben. In den Deutschland gibt es solche Empfehlungen in den Bereichen Rechtsprechung und Bibliotheken.

PDF/A verfolgt das Ziel, Technologien so zu begrenzen und zu definieren, dass die Dateien auch in ferner Zukunft noch angezeigt werden können. Um PDF/A-konform zu sein, muss eine Datei daher bestimmte ISO-Anforderungen erfüllen. Hier empfiehlt sich stattdessen eine Zugriffskontrolle der Speicherorte, um die Dateien sicher zu halten. Darüber hinaus können Sie Ihre PDF/A-Datei mit digitalen Signaturen versehen, um die Authentizität nachzuweisen und zu überprüfen, dass das Dokument nach dem Signieren nicht verändert wurde. Diese können Sie ganz einfach mit www.sodapdf.com/de/pdf-unterschreiben/ machen.

PDF/A ist eine für die Archivierung konzipierte Version von PDF. Sie folgt der ISO-Norm 19005 und soll sicherstellen, dass Dokumente auf jedem Gerät, das langfristig auf sie zugreift, gleich aussehen. Es gibt eine Reihe von PDF/A-Substandards, und jeder hat spezifische Anforderungen, um sie zu erfüllen:

• PDF/A-1 (PDF/A-1a, PDF/A-1b)
• PDF/A-2 (PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u)
• PDF/A-3 (PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u)
• PDF/A-4 (noch in Überarbeitung)

PDF/A-1 spezifiziert grundlegende (B) und zugängliche (A) Konformitätsstufen und verfügt über Standards für Farben, Anmerkungen, Schriften und mehr.

PDF/A-2 enthält Spezifikationen für JPEG 2000, Ebenen, PDF-Pakete und Anhänge. Es enthält auch eine „u“-Variante, die sich auf Unicode bezieht und sicherstellt, dass ein Benutzer eine Textsuche/-extraktion durchführen kann.

PDF/A-3 ähnelt weitgehend A-2, erlaubt aber das Einbetten oder Anhängen von Nicht-PDF-Dateitypen an konforme Dokumente.

PDF/A-4 ist noch in Arbeit und wird voraussichtlich später im Jahr 2019 veröffentlicht.

Was bedeutet „PDF/A-Konform“?

PDF/A-konform bedeutet, dass Ihre Datei die Anforderungen des PDF/A-Formats erfüllt. Die grundlegendsten PDF/A-Anforderungen lauten wie folgt: Der gesamte Inhalt ist eingebettet (Schriftarten, Farben, Text, Bilder usw.) und enthält keine Audio-/Videodaten.

• Die Datei ist nicht verschlüsselt
• Die Datei folgt standardbasierten Metadaten
• Formularfelder, die interaktiv sind, müssen ein Erscheinungsbildwörterbuch haben
• Die Datei enthält kein JavaScript
• Die Datei enthält keine Verweise auf externe Inhalte
• Die Datei enthält keine XFA-Formulare

Verschiedene Konformitätsstufen haben zusätzliche Anforderungen, die erfüllt werden müssen, um konform zu sein. Sobald Sie die Anforderungen einer bestimmten Konformitätsstufe erfüllt haben, können Sie die Konformität überprüfen, indem Sie die Eigenschaften des Dokuments überprüfen.

Gründe für die Verwendung von PDF/A

• Die Verwendung des PDF/A-Formats bietet eine Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen:
• Archivierung – Speichern Sie Ihre Dokumente in einem international anerkannten Format.
• Volltextsuche – Suchen Sie nach einer in der Datenbank gespeicherten Textzeichenfolge in Ihren Dokumenten für einen schnellen Zugriff.
• Langfristige Zugänglichkeit – Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumente jetzt so erscheinen werden, wie sie in einem Jahrzehnt oder Jahrhundert erscheinen werden.
• Software-unabhängig – Dokumente werden unabhängig von der Software, die Sie zur Anzeige verwenden, gleich angezeigt.
• Rechtlich bindend – In der PDF/A-Datei aufgezeichnete digitale Signaturen können rechtlich durchsetzbar sein.