Wenn das Telefon eines Unternehmens außerhalb der Geschäftszeiten, an Wochenenden oder Feiertagen klingelt, dann schaltet sich in der Regel ein Anrufbeantworter an. Genau in diesem Moment trennt sich die Spreu vom Weizen, denn nun ist wahlweise eine Roboterstimme mit allgemeinem Text oder eine professionelle Anrufbeantworter-Ansage zu hören. Was eine AB-Ansage für Unternehmen enthalten sollte und wie sie einen professionellen Eindruck beim Anrufer hinterlässt, das kann man hier nachlesen.

Die perfekte Anrufbeantworter-Ansage für Firmen

Eine computergenerierte Standardansage auf dem Firmen-AB ist für die meisten Anrufer und somit potentiellen Kunden abschreckend. Sie sorgt nicht selten dafür, dass der Anrufer auflegt und keine Nachricht hinterlässt. Daher lohnt es sich in jedem Fall, in eine professionelle Anrufbeantworter-Ansage zu investieren. Ansagen für Ihren Anrufbeantworter von 1a-telefonansagen.de sind immer individuell auf das Unternehmen zugeschnitten und verzichten auf Standardformulierungen und inhaltslose Floskeln. Sie werden außerdem von professionellen Sprechern eingesprochen und sorgen dadurch für einen perfekten ersten Eindruck des Unternehmens bei Kunden, die außerhalb der Geschäftszeiten anrufen.

Eine professionelle AB-Ansage sollte unbedingt die für den Kunden relevanten Informationen vermitteln. Dazu gehört zunächst der Unternehmensname, damit der Anrufer sicherstellen kann, die richtige Nummer gewählt zu haben. Anschließend informiert man darüber, wann die Mitarbeiter wieder erreichbar sind. Idealerweise teilt die Ansage außerdem mit, welche alternativen Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme bestehen.

Außerhalb der Geschäftszeiten können Kunden ihr Anliegen beispielsweise per E-Mail an das Unternehmen übermitteln. Das bietet den Angestellten am nächsten Arbeitstag mehr Flexibilität bei der Beantwortung der in Abwesenheit eingegangenen Nachrichten. Zu guter Letzt erfolgt eine professionelle Verabschiedung. Grundsätzlich sollten Ansagen auf einem Firmen-AB so kurz wie möglich gehalten, deutlich, akzentfrei und langsam gesprochen sein, damit sie gut verständlich sind.

Sonderfall: Betriebsferien und andere Schließungen

Besonders wichtig ist eine spezielle Ansage auf dem Anrufbeantworter eines Unternehmens, wenn dieses für längere Zeit geschlossen bleibt. Einige Betriebe machen einmal im Jahr für mehrere Wochen Betriebsferien und in dieser Zeit sollte die Ansage des Anrufbeantworters unbedingt aktuelle Informationen enthalten. Das gilt auch für Einzelunternehmer, die beispielsweise aus Krankheitsgründen den Betrieb für kurze Zeit einstellen müssen. Die Ansage sollte in diesen Fällen den genauen Zeitraum der Schließung beinhalten.

Möglicherweise ist es sinnvoll, für dringende Fälle auf einen Kollegen zu verweisen oder eine Notfall-Hotline einzurichten und die Rufnummer der Hotline in der Anrufbeantworter-Ansage mitzuteilen. Als Verabschiedung bieten sich beispielsweise folgende Formulierungen an:

• Wir freuen uns, Sie nach Ende der Betriebsferien wieder in unserer Filiale zu begrüßen.
• Ab dem 1. August steht unser Team für Sie wieder mit dem gewohnten Service zur Verfügung.
• Unser Team von [Firmenname] wünscht Ihnen schöne Feiertage und einen guten Jahreswechsel. Wir begrüßen Sie im Jahr 2021 wieder an unserem gewohnten Standort.