Bei alltäglichen Arbeiten im Büro besteht trotz voranschreitender Digitalisierung in vielen Bereichen noch Bedarf an Druckern und Kopierern. Wo diese Bürogeräte unverzichtbar bleiben und was beim Kauf neuer Geräte zu den wichtigen Entscheidungskriterien gehört, das listet unser Ratgeber auf.

Warum Drucker und Kopierer unverzichtbare Büroausstattung bleiben

Wichtige Dokumente in der Zusammenarbeit mit Kunden oder Zulieferern und den eigenen Mitarbeitern werden nach wie vor in Papierform erstellt und ausgehändigt. Einige Beispiele hierfür sind Arbeitsverträge, Urkunden, Rahmenverträge für Zulieferer und juristische Schreiben. Teilweise ist das Kopieren eines Schriftstücks zudem deutlich schneller und unkomplizierter möglich, als es zunächst zu digitalisieren und über die genutzte Software den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Selbst in weitestgehend digital organisierten Büros ist ein vollständiger Verzicht auf Kopierer, Drucker und Scanner daher bisher nicht denkbar.

Drucker und Multifunktionsgeräte mieten statt kaufen

Ein Trend im Büroalltag geht inzwischen zumindest teilweise weg vom Kauf moderner Multifunktionsgeräte und hin zur Miete von Druckern oder Kopierern. Ist der Nutzungsort für einen Kopierer Köln oder das Umland, bietet zum Beispiel das Unternehmen AOM Bürosysteme & Service die Vermietung professioneller Geräte an. Meistens ist bei solchen Mietangeboten auch der Service von Wartung und Reparatur enthalten oder separat buchbar. Die Miete von Kopierern und Druckern hat für Unternehmen den Vorteil, dass die Geräte nur für die tatsächlich benötigte Zeit bezogen werden und Kosten verursachen.

Sollte durch eine weiterreichende Digitalisierung perspektivisch der Verzicht auf derartige Bürotechnik möglich sein oder diese aus anderen Gründen nicht mehr benötigt werden, kann man den Mietvertrag kündigen und die Geräte werden vom Anbieter im Unternehmen abgeholt. Das sorgt für optimale Kalkulierbarkeit der Kosten ohne eine langfristige Bindung an spezielle Geräte oder Hersteller.

Wichtige Kriterien beim Kauf neuer Drucker

Beim Kauf oder der Miete von professionellen Multifunktionsgeräten für das Büro spielen eine Reihe von Produktmerkmalen eine wichtige Rolle für die Entscheidung. Dazu gehört beispielsweise, wie sich das Gerät mit anderen technischen Geräten verbinden lässt. Hierzu sind professionelle Drucker inzwischen mit verschiedenen Schnittstellen und Technologien ausgestattet. Auch der Funktionsumfang entscheidet darüber, welche Geräte geeignet sind.

Einige Modelle sind mit Funktionen zum Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen ausgestattet, andere Modelle bieten lediglich einzelne Funktionen an. Ein weiteres Kriterium kann die Umweltbilanz des Geräts sein, denn immer mehr Unternehmen legen Wert auf aktiven Schutz der Umwelt, die Schonung von Ressourcen und das Einsparen von Energiekosten.

Ein geringer Stromverbrauch, eine lange Nutzungsdauer und flexible Möglichkeiten zum sparsamen Drucken sind hierbei wichtige Pluspunkte. Im Hinblick auf die Betriebskosten sollte man zudem die Kosten für Toner oder Druckerpatronen im Blick behalten. In Büros mit durchschnittlichem oder hohem Druckaufkommen werden üblicherweise Laserdrucker eingesetzt, für die man Toner benötigt. Nur bei sehr geringem Druckaufkommen in einem Unternehmen sind Tintenstrahldrucker mit auswechselbaren Druckerpatronen die finanziell attraktivere Wahl.