Fast jeder kommt in seinem beruflichen oder privaten Werdegang früher oder später einmal mit dem Softwarepaket MS Office in Kontakt. Leider beschränken sich viele Fähigkeiten diesbezüglich auf ein beständiges „learning by doing“ statt einem tatsächlichen Verstehen. Dieser Artikel gibt ein paar Tipps für häufige Probleme.

Formatvorlagen nutzen

Die allermeisten Office-Programme sind sich insofern ähnlich, als dass man mit ihnen relativ flexibel verschiedene Formatvorlagen nutzen kann. Das gilt sowohl für einzelne Textabschnitte als auch für ganze Dokumente. Viele Office-Nutzer schrecken vor der Nutzung von Formatvorlagen zurück, weil sie glauben, dass es sich dabei um etwas Kompliziertes handelt. Stattdessen formatieren sie ihren Text und ihre Dokumente lieber manuell – und machen sich damit künstlich das Leben schwer. Verständlich ist das dennoch: Office-Suiten sind teuer, und wer beispielsweise Office 2016 gebraucht kauft, hat nicht immer eine umfassende Bedienungsanleitung dabei. Daher hier ein paar grundlegende Tipps zum Umgang mit Formatvorlagen:

Wer regelmäßig Texte erstellt, sollte als erstes (!) immer prüfen, ob eine Formatvorlage angemessen wäre. Office bietet verschiedene Formatvorlagen bereits an, etwa für Überschriften oder Fließtext. Ein Beispiel: In einem langen Textdokument soll Seite für Seite sauber formatierter Fließtext stehen, bis auf einige wenige eingerückte Zitate, die unter anderem einen anderen Zeilenabstand haben sollen, damit sie besser erkennbar sind. Hierfür lohnt es sich, entweder eine Formatvorlage selbst anzulegen oder eine vorgefertigte Vorlage zu verwenden, die die entsprechenden Parameter beherbergt.

Hat man eine solche angelegt, muss man den Text nur noch markieren und die Vorlage auswählen. Auf diese Art und Weise kann man auch ganze Dokumente zunächst „roh“ schreiben und anschließend bequem „durchformatieren“. Durch das Verwenden von Formatvorlagen macht spart man nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquellen. Die Texte sehen sauberer aus, einzelne Abschnitte unterscheiden sich in ihrem Format nicht mehr.

Korrekturmodus nutzen

In vielen Fällen arbeiten mehrere Menschen gemeinsam an einem Dokument. Es ist aber relativ mühsam, etwa in einer E-Mail verfasste Änderungswünsche händisch im Dokument umzusetzen – oder eine eben solche Mail aufzusetzen, in der Zeile für Zeile erklärt wird, was man genau geändert haben möchte. Viel besser funktioniert hier der Korrekturmodus, den man über Bearbeiten → Änderungen → Änderungen aufzeichnen aufruft. Jede Änderung wird nun vermerkt und der Unterschied zum Originaldokument hervorgehoben.

Ein anderer Leser kann anschließend Stück für Stück die Änderungen durchgehen und sie einzeln akzeptieren oder verwerfen. Der Korrekturmodus erhöht definitiv die Transparenz beim gemeinsamen Arbeiten. Sollte etwas unklar sein, kann man über Einfügen → Kommentar eine Randnotiz in das Dokument einfügen. So fällt das Kommunizieren und Korrigieren von Texten wesentlich leichter, sogar dann, wenn mehr als zwei Personen an ein und demselben Dokument arbeiten.