Das Schlagwort „Digitalisierung“ ist gerade jetzt in aller Munde. Leider wird beim Reden über den Prozess aber nur selten klar gemacht, worum es sich dabei handelt. Dieser Artikel zeigt anhand zweier konkreter Beispiele, wie Digitalisierung in Unternehmen funktionieren kann und wie diese davon profitieren.
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Wer digitalisiert? HM-Software im Porträt
Oft entsteht der Eindruck, Digitalisierung sei etwas, was die Unternehmen von selbst leisten müssten. Dabei ist das in vielen Fällen überhaupt nicht nötig und manchmal auch gar nicht möglich. Für die unterschiedlichsten Branchen bieten verschiedene Anbieter digitale Lösungen – und helfen sogleich bei der Implementierung. Einer dieser Anbieter ist die Firma HM-Software, die seit über 30 Jahren Standard- und Individuallösungen für mittelständische Unternehmen bereitstellt. Mit den Individuallösungen kann der Anbieter konkret auf die Bedürfnisse einzelner Unternehmen eingehen und so verschiedene Geschäftsbereiche wie etwa die Buchhaltung oder die Produktion produktiver gestalten.
HM-Software stellt unter anderem auch Laborsoftware her. Hier zeigt sich, wie vielseitig digitale Lösungen eingesetzt werden können. In modernen Laboren fällt eine Vielzahl von Daten an. Diese werden üblicherweise in einem sogenannten LIMS, einem Labor-Informations- und Management-System, gebündelt und verwaltet. Für diese Systeme existieren verschiedene Standards. Generell lässt sich jedoch sagen: Je leistungsfähiger das System, desto leistungsfähiger auch das Labor. In der aktuellen Coronakrise sind schnell und effizient arbeitende Labore buchstäblich überlebenswichtig.
Das Sammeln und die Auswertung von Proben muss möglichst schnell, gleichzeitig aber individuell nachvollziehbar geschehen. Mit der richtigen Laborsoftware gelingt das. Aufgaben können in Aufträgen zusammengefasst und an die entsprechenden Stellen weitergegeben werden. Analysedaten werden nach gewissen Kriterien ins System eingepflegt und ausgewertet. So lässt sich beispielsweise schon nach kurzer Zeit anschaulich darstellen, wie die Auswertung von Messdaten vonstattengeht. Das hilft Laboren auch dabei, ihre Kapazitäten realistisch einzuschätzen und sichere Prognosen abzugeben.
Digitalisierung bedeutet mehr als Datenverwaltung
Man muss aber nicht gleich in ein Labor schauen, um die Vorteile der Digitalisierung verschiedenster Unternehmensprozesse zu erkennen. Ein Online-Notizbuch kann etwa für sehr viele Branchen ausgesprochen sinnvoll sein. Unsere heutige Zeit verlangt ein bis dato ungekanntes Maß an Flexibilität. Nur noch vereinzelt arbeiten die Arbeitnehmer an einem Ort. Oftmals herrscht eine Mischung aus Home-Office und Bürozeit vor. Vielfach müssen Angestellte auch beruflich viel reisen und dabei trotzdem in Kontakt mit den Kollegen bleiben.
Ein synchronisiertes Online-Notizbuch kann dabei helfen, den Überblick über alle wichtigen Aufgaben zu wahren und sich dauerhaft mit Kollegen abzustimmen. Termine, Aufgaben, Anmerkungen – all das kann in einem solchen Notizbuch plattformunabhängig vermerkt werden, egal ob vom Office-PC, vom Laptop oder vom Smartphone aus. Arbeitszeiten werden so eher zu einer Empfehlung, was in vielen Branchen durchaus Vorteile hat. Und es ist möglich, sich auch über weite Entfernungen hinweg systematisch abzustimmen. Diese Art von Software wird nicht nur in der Wissenschaft und in Unternehmen genutzt, auch in Schulen oder Vereinen kommt sie zum Einsatz.
Im Prinzip kann ein Online-Notizbuch über all da Prozesse beschleunigen, wo mehrere Menschen miteinander kommunizieren müssen, die nicht immer alle am selben Ort anzutreffen sind.
Diese neue Form des Arbeitens hat Vorteile für die Unternehmen und die Menschen, die in ihnen arbeiten. Mit synchronisierten Notizbüchern und/oder Kalendern ist es möglich, dass jemand komplett von zu Hause aus arbeitet und trotzdem immer den Überblick behält. Außerdem ist es kein Problem mehr, wenn einige Menschen (aus familiären oder anderen Gründen) etwa gern morgens arbeiten, während andere lieber bis spät in die Nacht über ihren Aufgaben brüten.
Mit der digitalen Technik können sie Notizen für ihre Kollegen hinterlassen oder in Echtzeit an einer Aufgabe arbeiten, ohne sich physisch zu begegnen. Dabei entfällt eine Menge Koordinierungsaufwand, etwa ständige Treffen, Meetings und Telefonanrufe, die meist „nur“ dazu da sind, alle auf denselben Stand zu bringen. Vielmehr entsteht so ein konstanter „Flow“ von Produktivität – und jeder findet für sich den besten Moment, sich einzubringen. Viele Unternehmen nutzen die digitale Technik schon jetzt für ihre Aufgaben und arbeiten dadurch um einiges effizienter. Und auch viele Arbeitnehmer sind damit zufrieden: Sie können fortan selbst bestimmten, wann sie sich einem Thema widmen und wann nicht.
Und sie werden nicht „ausgeschlossen“, wenn sie etwa gern von zu Hause aus arbeiten, über die Woche die Eltern besuchen oder viel Zeit in Zügen oder Flugzeugen verbringen. Überall da, wo es einen Internetzugriff gibt, kann auch gearbeitet werden.