Das Thema Cyber-Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt, welcher mehr und mehr in den Alltag von Unternehmen implementiert wird. Hierbei spielen auch virtuelle Datenräume eine wichtige Rolle. Doch was sind virtuelle Datenräume eigentlich und wie können diese in einem Unternehmen angewendet werden?

Was genau ist ein virtueller Datenraum?

Wenn es um Unternehmen geht, dann gehen hiermit oft reichlich vertrauliche Geschäftsinformationen und Dokumente einher. Wie sollen diese geheimen Informationen allerdings sicher von einem Arbeitnehmer zum nächsten übermittelt werden? Hier kommen virtuelle Datenräume ins Spiel. Diese sind Cloud-Lösungen, welche durch diverse Sicherungs-Methoden so erstellt wurden, um die Daten möglichst effizient zu sichern und dennoch zugänglich für die Mitarbeiter zu machen. Das geht zum Beispiel durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Cyber Security sollte mittlerweile für jedes Unternehmen eine wichtige Rolle spielen, sodass alle Dokumente und Informationen vor möglichen Hackerangriffen geschützt werden.

Was ist bei der Auswahl eines Datenraum Anbieters zu beachten?

Oftmals handelt es sich bei Datenraumanbietern um virtuelle Optionen, welche es den Nutzern ermöglichen durch einen Internetzugang von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die gewünschten Dokumente zuzugreifen. Demnach empfehlen wir einen Datenraum ohne Hardwareanschaffung, der mit leichter Navigation und optimaler Absicherung begeistert. In den meisten Fällen verwenden diese virtuellen Datenräume Due Diligence-Prüfungen, um die Dokumente möglichst sicher zu lagern.

Wichtige Merkmale eines Datenraums

Nicht jeder Anbieter von virtuellen Datenräumen ist gleich. Zwar können wir nicht genau definieren, welche die wichtigsten Merkmale sind, da es ganz auf den Nutzer und dessen Anforderungen ankommt, doch vor allem die Navigation ist ein wichtiger Punkt. Es sollte möglichst einfach sein, die Dokumente hochzuladen und abzurufen. Zugleich sollte es die Navigation erlauben, eine gute Übersicht über viele Dokumente zu behalten. Niemand möchte gerne Stunden um Stunden nach bestimmten Dokumenten suchen, vielmehr sollte ein virtueller Datenraum ein produktives Tool sein, welches den Erfolg des Unternehmens unterstützt.

Anwendungsmöglichkeiten von virtuellen Datenräumen

Falls Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie wirklich einen virtuellen Datenraum für Ihr Unternehmen benötigen, möchten wir Ihnen hier typische Anwendungsmöglichkeiten vorstellen. So können Sie besser einschätzen, ob dieser Ihr Unternehmen positiv unterstützen wird.

Dokumentation bei Immobilien

Sie sind Besitzer einer oder mehrere Immobilien und sind demnach im Besitz wichtiger Dokumente, seien es Dokumente zum Kauf der Immobilie oder auch persönliche Informationen der Mieter. Hierbei ist es wichtig, dass diese Dokumente sicher gestaut werden. Ein virtueller Datenraum ist hierbei die einfachste und sicherste Option.

Kommunikation im Vorstand

Was damals noch über E-Mails ging, ist heute leider nicht mehr sicher. Hacker sind immer innovativer geworden und konnten neue Wege finden, um sich Zugang zu persönlichen Dokumenten zu verschaffen. Vor allem für Personen in höheren Job-Positionen, wie dem Vorstand kann sich dies als großes Problem herausstellen. Ein virtueller Datenraum kann hierfür die Lösung sein, da er eine sichere Kommunikation erlaubt. So können Sie sich sicher sein, dass keine unberechtigte Person Zugang zu Ihren Nachrichten und Dokumenten bekommt.

Für Mergers & Acquisitions

Bei M&A Transaktionen ist ein virtueller Datenraum extrem nützlich. Nicht nur ermöglicht er es den Experten, die hochsensiblen Dokumente sicher auszutauschen, sondern spart auch noch erheblich Zeit. Hier werden vor allem wichtige Funktionen, wie die Dokumentenübersetzung und auch Q&A unterstützt. Statt lange auf Antworten warten zu müssen, können die Experten in Echtzeit weiterhelfen. Das ist sicher und effizient! Wir hoffen, dass Sie durch diesen Artikel ein besseres Bild von virtuellen Datenräumen bekommen haben und so besser bestimmen können, ob diese auch für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind.