Heutzutage zeichnen sich Unternehmen durch eine zunehmende Komplexität aus. Dadurch steigen die Anforderungen an das Management hinsichtlich Planung, Ablauf und Steuerung der Produktionsprozesse. Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) unterstützt die Führungsebene eines Unternehmens bei der Erfassung und Ausgestaltung der Unternehmensressourcen, indem es alle relevanten Daten in Echtzeit zur Verfügung stellt.

Betriebe, die sich der neuen Technologie frühzeitig zuwenden, optimieren ihre Fertigungsprozesse stetig und erzielen einen signifikanten Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz. Firmen, die auf ein ERP-System verzichten, werden über kurz oder lang abgehängt.

Was wird unter einem ERP-System verstanden?

Ein ERP-System ist eine Software, die sämtliche Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens auf einer gemeinsamen Datenbasis verknüpft. Es hält Module für die folgenden Geschäftsbereiche bereit:

• Finanz- und Rechnungswesen
• Forschung und Entwicklung
• Personalwesen
• Produktion
• Vertrieb
• Materialbeschaffung
• Controlling
• Anlagenwirtschaft

Aufgrund dieser Datenkonsolidierung ist eine umfassende Planung von der Konzernebene über Tochtergesellschaften und Abteilungen bis hinunter zu den Lagerbeständen in Echtzeit möglich.

Wo werden ERP-Systeme bevorzugt eingesetzt?

Bis vor einigen Jahren kamen ERP-Systeme fast nur in Konzernen und Großunternehmen zum Einsatz. Inzwischen wurde die Technologie verfeinert, sodass auch Kleine und Mittelständische Unternehmen (KMU) von der umfassenden Datenbank und den zahlreichen Funktionen, die ein ERP-System in der Cloud bereitstellt, profitieren.

Welche Zwecke erfüllen moderne ERP-Systeme?

Im Wesentlichen besteht die Aufgabe eines modernen ERP-Systems darin, alle Geschäftsabläufe und Arbeitsprozesse, die innerhalb einer Firma stattfinden, zu bündeln und zu verknüpfen. Die Arbeitsschritte werden vereinfacht und soweit wie möglich automatisiert, wobei alle autorisierten Mitarbeiter einen Zugriff auf das Datenmaterial erhalten. Dadurch verkürzen sich die Arbeitswege entscheidend. Zudem werden die Betriebsabläufe vereinheitlicht und vereinfacht. Dabei lassen sich alle Geschäftsbereiche integrieren:

• Planung und Steuerung der Produktion
• Ermittlung des Materialbedarfs
• Management von Produktdaten
• Marketing
• Vertrieb
• Verbesserung der betriebsinternen Kommunikation
• Projektmanagement
• Verwaltung der Stammdaten
• Kostenplanung
• Kostenverwaltung
• Dokumentenmanagement
• Verwaltung der Mitarbeiterdaten

Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

Heutzutage ist im weltweiten Konkurrenzkampf nicht nur die Qualität von Dienstleistungen und Produkten ausschlaggebend, um Umsätze zu erzielen und zu steigern. In vielen Fällen ist auch die Schnelligkeit maßgeblich, mit der die Industrie und die Wirtschaft diese zur Verfügung stellt. Vor allem geht es beim Einsatz eines ERP-Systems darum, zügig Informationen über die unternehmensinternen Prozesse bereitzustellen.

Daher geht eine ERP-Software auf die individuellen Anforderungen eines Unternehmens oder eine Organisation ein. Sie ist in Modulen strukturiert, die sich je nach Bedarf einrichten lassen. Damit nimmt ein ERP-System einen positiven Einfluss auf das Zeitmanagement, die betriebsinternen Strukturen und Prozesse sowie die Reaktionsfähigkeit bei Marktveränderungen. Es kommt zu weniger Verschwendung von Betriebskapital und Betriebsmitteln.

Außerdem unterstützt ein ERP-System das Management eines Unternehmens bei der Aufgabe, die vorhandenen Ressourcen und Geschäftsprozesse dann zu beeinflussen, wenn Handlungsbedarf besteht. Aufgrund der umfangreichen Datendokumentation wird es möglich, Arbeitsabläufe nachzuvollziehen und stetig zu optimieren. Dabei macht die Software nicht am Betriebstor halt, sondern integriert alle Produktionsschritte vom Lieferanten über die Fertigungsanlage bis hin zum Kunden.

Vorzüge und Nachteile eines ERP-Systems

Die Einführung eines ERP-Systems bringt für ein Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich. Allerdings ist sie auch mit gewissen Risiken verbunden.

Vorteile

• Zentrale Datenspeicherung
• Erhöhte Mobilität
• Signifikante Zeitersparnis
• Solide Zuverlässigkeit
• Hohe Datensicherheit
• Ausgeprägte Kostenersparnis
• Gleicher Informationsstand für alle Abteilungen und Mitarbeiter
• Schneller Daten- und Informationsaustausch
• Prozesssicherheit und Transparenz
• Vernetzung aller Unternehmensteile
• Schneller Datenzugriff
• Erhöhte Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Marktbedingungen und Kundenwünsche
• Verkürzte Reaktionszeit bei Anfragen
• Klare Verteilung von Funktionen und Aufgaben

Nachteile

• Kosten, die durch eine unkoordinierte Systemeinführung entstehen
• Kosten durch Individualisierung, Wartung und Schulungen für das Personal
• Nutzerunfreundliche Systeme verursachen bei den Mitarbeitern Motivationsprobleme
• Abhängigkeit von einem Anbieter
• Probleme, die durch die Integration von anderen Systemen auftreten können

Fazit

Trotz der aufgeführten Risiken können sich erfolgsorientierte Unternehmen der Implementierung eines ERP-Systems nicht mehr entziehen. In einer Welt, in der Produktionsprozesse aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung immer schneller abgewickelt werden, sind Firmen, die an den herkömmlichen Lösungen festhalten, in Kürze bald nicht mehr wettbewerbsfähig.