Die Finanzen eines Unternehmens zu verwalten, ist eine Aufgabe, die sehr viel Disziplin und Zwang erfordert. Und das mit gutem Grund, denn eine gute Verwaltung bewahrt Sie davor, viele Ressourcen zu vergeuden und somit den Betrieb schließen zu müssen. Dies ist die Aufgabe der Buchhaltung, die mit großer Sorgfalt alle Aufgaben ausführt, um die Einnahme- und Ausgabenseite Ihres Unternehmens zu erfassen. Diese Aufgaben sind oft mühsam und zeitraubend, da einige Aufgaben, wie z. B. die Verwaltung von Spesenabrechnungen, sehr anstrengend sind.
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Glücklicherweise hat die technologische Entwicklung die Herstellung einiger sehr effizienter Softwareprogramme ermöglicht, die die Arbeit erleichtern. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die drei wichtigsten Gründe, warum Sie Software für die Finanzverwaltung in Ihrem Unternehmen einsetzen sollten.
Die Verwaltung der Spesenabrechnungen Ihres Unternehmens wird in Rekordzeit und mit guter Zuverlässigkeit erfolgen
Sie und Ihre Mitarbeiter erledigen oft Dienstreisen, um das reibungslose Funktionieren und die Entwicklung Ihres Unternehmens zu gewährleisten. In diesem Rahmen werden je nach Art des Auftrags Kosten für Reise, Verpflegung oder sogar Unterkunft ausgegeben. Es ist liegt in der Natur der Sache, dass diese verschiedenen Kosten später vom Unternehmen zurückerstattet werden. Um dies tun zu können, muss die Buchhaltung alle Belege (Rechnungen, Tickets ….) erhalten und jeden Beleg prüfen.
Mit einer Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen wie der von N2F ist diese Aufgabe sehr einfach. Mit der für Handys verfügbaren N2F App können Sie genau feststellen, wie viele Kilometer ein Mitarbeiter auf Geschäftsreisen zurückgelegt hat. Auch das Fotografieren einer Rechnung oder eines Tickets kann wichtige Daten für die Berechnung von Zulagen speichern.
Die gesetzlichen Vorschriften werden bei der Abrechnung von Notizen systematisch berücksichtigt
Wie wir uns alle vorstellen können, kann es kein Verwaltungssystem für die Spesenabrechnung geben, ohne dass es eine bestimmte geltende Regelung gibt. In Deutschland, wie auch in anderen Ländern, gibt es ein Gesetz, das die Zahlung von Vergütungen für Dienstreisen regelt. Es legt den Anwendungsbereich, die Arten der erstattungsfähigen Kosten und sogar die zu erstattenden Kosten klar fest, um die Kakophonie zu vermeiden, die man von Unternehmen zu Unternehmen beobachten kann. Sie können auf Bundesreisekostengesetz klicken, um mehr zu erfahren.
Oft werden bestimmte Dinge – z. B. der Kilometergeldsatz – im Laufe der Zeit in den Vorschriften korrigiert, da sich die Lebensumstände und die wirtschaftliche und soziale Situation ändern. Mit Finanzverwaltungssoftware werden die neuen Maßnahmen automatisch bei der Berechnung für die Erstattung von Reisekosten berücksichtigt.
Die Buchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens gewinnt an Effizienz und Leistungsfähigkeit
Da die Buchhaltung eines der wichtigsten Organe Ihres Unternehmens ist, ist es wichtig, dass sie sehr effizient und leistungsfähig ist. Sie führt zahlreiche Aufgaben aus, wie z. B. die Überwachung und Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben, die Zahlung von Gehältern und Zulagen, die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen usw.
Dank der Finanzverwaltungssoftware ist die Berechnung von Spesenabrechnungen systematisch und spart Ihrer Finanzabteilung viel Zeit. Zusätzlich zu den Spesenabrechnungen können einige Softwareprogramme automatisch Gehaltsabrechnungen erstellen, Ihre Daten speichern und verhindern, dass die Mitarbeiter wieder von vorne mit der Arbeit beginnen müssen. So hat Ihre Finanzabteilung mehr Zeit, sich anderen Prioritäten zu widmen.