Stellen Sie sich täglich Fragen wie: „Habe ich das Feld in der Fußzeile des Dokuments aktualisiert?“ oder „Warum gibt es hier so viele doppelte Dokumente?“ oder „Haben wir die alte Version dieses Dokuments bereits aus dem System entfernt?“ oder „Warum dauert es so lange, Dokumente freizugeben, und müssen sie wirklich von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, wo sie im besten Fall vergessen werden oder sogar verloren gehen?“ oder „Warum haben wir in der heutigen Zeit immer noch stapelweise Ordner mit Papierdokumenten?“.

Dies sind wahrscheinlich nur einige der Fragen, mit denen Sie und Ihr Team täglich konfrontiert werden. Es ließen sich noch viele weitere „Schmerzpunkte“ im Qualitätsmanagement aufzählen. Doch am Ende des Tages fragen Sie sich bescheiden: „Wer soll hier bitte noch den Überblick behalten?“ Das ist die bittere Realität in vielen Unternehmen. Doch was kann man dagegen tun?

Wofür braucht man ein Elektronisches Qualitätsmanagementsystem?

Es liegt nahe, alle Dokumente einfach auf Google Drive, Dropbox oder eigenen Servern abzulegen. Doch solche Dokumentenmanagementsysteme (DMS) stoßen an ihre Grenzen, wenn es um Funktionen wie Workflow-Management, Visualisierung oder elektronische Signaturen geht. Wir alle kennen die Herausforderungen, die wir täglich mit Dokumentenfreigaben, Duplikaten oder Versionshistorien haben. Um ehrlich zu sein, reicht eine einfache Dokumentenablage nicht aus, um Fehler in diesen Bereichen zu vermeiden.

Deshalb kann es sinnvoll sein, ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem (eQMS) in Betracht zu ziehen. Ein eQMS ist ein speziell entwickeltes System, das die Verwaltung von Dokumenten und Prozessen erleichtert. Es wurde entwickelt, um die Einhaltung von Vorschriften und Normen zu erleichtern, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern und eine einheitliche Kommunikation innerhalb der Organisation zu ermöglichen.

Warum benötigt man ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem?

Ein eQMS ist ein absolutes Muss für Unternehmen, die hohe Qualitätsstandards für ihre Produkte und Dienstleistungen einhalten wollen. Vor allem beim Qualitätsmanagement in der Medizintechnik macht sich ein eQMS schnell bezahlt. Die Vorteile eines digitalen Qualitätsmanagementsystems sind vielfältig und haben wir für Sie aufgelistet:

1. Verbesserte Effizienz

Ein eQMS kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Prozesse zu standardisieren, zu automatisieren und zu optimieren. Durch die Verwendung standardisierter Prozesse wird die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen erleichtert. Jeder weiß, was von ihm erwartet wird und wie die Prozesse aufgebaut sind. Das steigert die Effizienz und reduziert Missverständnisse.

2. Weniger Arbeit in der Compliance

Weiterhin hilft ein eQMS dabei, sicherzustellen, dass ein Unternehmen in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften arbeitet. Das System erleichtert die Verwaltung von Dokumenten und Prozessen, was zu einem besseren Überblick über die Einhaltung von Vorschriften führt.

3. Bessere Qualität & bessere Kommunikation

Ein eQMS verbessert in der Regel die Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Durch die Anwendung standardisierter Prozesse und die Optimierung von Abläufen kann nämlich  die Qualität von Produkten und Dienstleistungen verbessert werden. Zudem wird die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessert, denn dank dem eQMS können Informationen schneller und effizienter geteilt werden.

Worauf sollte man bei der Auswahl eines eQMS achten?

Bei der Auswahl eines elektronischen Qualitätsmanagementsystems (eQMS) für Ihr Unternehmen sollten Sie mehrere Faktoren in Betracht ziehen. Hier sind einige wichtige Überlegungen:

• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass das eQMS die relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften erfüllt, die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen gelten.
• Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie darauf, dass das eQMS einfach zu bedienen und zu navigieren ist. Eine benutzerfreundliche Software erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit und erhöht die Akzeptanz des Systems.
• Flexibilität: Prüfen Sie, ob das eQMS flexibel genug ist, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden und sich an zukünftige Veränderungen anzupassen.
• Integration: Überprüfen Sie, ob das eQMS problemlos mit anderen Systemen und Tools integriert werden kann, die in Ihrem Unternehmen bereits im Einsatz sind, wie beispielsweise ERP-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme.
• Unterstützung und Schulung: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter des eQMS einen guten Kundensupport bietet und Schulungen anbietet, damit Ihre Mitarbeiter das System effektiv nutzen können.
• Sicherheit: Achten Sie auf die Sicherheitsmerkmale des eQMS, um sicherzustellen, dass Ihre Daten und Informationen sicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Indem Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie ein eQMS auswählen, das Ihren Anforderungen entspricht und Ihrem Unternehmen dabei hilft, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen.

Fazit

Ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die hohe Qualitätsstandards für ihre Produkte und Dienstleistungen einhalten wollen. Ein eQMS kann dazu beitragen, Prozesse zu standardisieren, zu automatisieren und zu optimieren, die Einhaltung von Vorschriften zu erleichtern, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu verbessern.