Der elektronische Datenaustausch oder EDI (Electronic Data Interchange) ist eine Technologie, die bereits seit Jahrzehnten existiert, in den vergangenen Jahren aber immer weiter verbessert wurde. Vor allem im Bereich der Logistik wird EDI gewinnbringend zum Einsatz gebracht und kann dabei helfen, Unternehmen effizienter zu gestalten. Dieser Artikel zeigt, wie das gelingt.
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Was ist EDI?
Bei EDI handelt es sich um ein Datenaustauschsystem, das – vereinfacht gesagt – die Kommunikation zwischen zwei Partnern ermöglicht. EDI kommt überall dort zum Einsatz, wo ein schneller Datentransfer zwischen Unternehmen erforderlich ist. Noch immer arbeiten hier vor allem kleine und mittelständische Unternehmen mit Papierlösungen oder halb-digitalen Systemen. EDI ist, wie der Name schon sagt, ein vollständig elektronisches System, das blitzschnellen Datentransfer gewährleistet. So können beispielsweise Bestellungen oder Lieferscheine von einem Unternehmen angefragt und direkt elektronisch weiterverarbeitet werden.
Dabei ist das System sicher und baut zudem auf international anerkannten Digitalstandards auf, sodass eine Kommunikation nicht nur über Unternehmensgrenzen, sondern auch über Ländergrenzen hinweg möglich ist. Der Vorteil von EDI-Systemen liegt auf der Hand: Sie erübrigen die manuelle Dateneingabe per Hand und beschleunigen die Prozessabläufe immens. Kleinere Online-Shops können per EDI beispielsweise eine Menge Zeit sparen, die sie wiederum in andere Geschäftsbereiche investieren können. Damit erarbeitet man sich einen echten Konkurrenzvorteil.
Wie kann man EDI nutzen?
Das System wird üblicherweise von einem EDI Anbieter bereitgestellt. Ein Dienstleister ist notwendig, um den reibungslosen Datentransfer sicherzustellen. Er kann beispielsweise dafür sorgen, dass selbst bei unterschiedlichen EDI-Anbietern von zwei Unternehmen das richtige Format gewählt wird. Außerdem überprüfen EDI-Anbieter regelmäßig alle Daten auf Kohärenz. Der Anbieter operiert auch an der Schnittstelle zwischen dem EDI-System und anderer, betriebsinterner Software. Viele Unternehmen besitzen beispielsweise bereits eine Software für die Finanzbuchhaltung oder ihr Warenwirtschaftssystem.
Der Dienstleister kann prüfen, ob und inwiefern diese Software kompatibel mit dem EDI ist und eventuell nötige Schritte für eine Anpassung in die Wege leiten.
Ab wann lohnt sich eine elektronische Datenverarbeitung?
Oft sind Unternehmer von kleineren Logistikunternehmen schnell überrascht, wie viel Arbeitszeit sie mit der Verwaltung und der Archivierung von Dokumenten verbringen. Gleichzeitig möchte natürlich alles sorgsam überwacht werden – kein Lieferschein darf unauffindbar sein, sollte es einmal zu Komplikationen bei der Lieferung kommen. Sofern man diese Verwaltungsprozesse nicht effizient auslagern kann, nehmen sie selbst bei wenig Umschlag viel Zeit in Anspruch.
Letztlich handelt es sich um die Zeit, die der Unternehmer nutzen könnte, um seine Prozesse oder sein Angebot zu verbessern. Schlimmstenfalls zögert die Bürokratie sogar die Lieferung hinaus und sorgt für verärgerte Kunden. Elektronischer Datenaustausch ist also sinnvoll, sobald das Papier den Arbeitsalltag zu bestimmten scheint – und nicht andersherum.