Die herrschenden Umstände und der Wunsch, möglichst viele Bereiche zu digitalisieren und zu automatisieren, motivieren immer mehr Firmen, Systeme zu implementieren, die sowohl für Dokumentenverwaltung als auch für Geschäftsprozesse ausgelegt sind. Beide Lösungen basieren auf Digitalisierung, Automatisierung sowie dem Arbeits- und Informationsfluss, also dem Workflow. Was ist der Unterschied zwischen DMS- und BPMS-Lösungen und wie können sie effektiv bei der strategischen Umsetzung der digitalen Transformation in der Firma eingesetzt werden?

Das DMS-System: Seine Rolle und Funktionsweise

Software der DMS-Klasse (Document Management System) ist eine IT-Lösung für Dokumentenverwaltung. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, die intern in der Firma erstellten und von außen eingehenden Dokumente zu vervollständigen, zu sammeln, zu indizieren, freizugeben und zu suchen. DMS-Systeme ermöglichen eine effiziente, gut koordinierte und schnelle Abwicklung von Arbeitsabläufen in Bezug auf Firmenunterlagen. Sie registrieren, trennen, klassifizieren, teilen, archivieren und verwalten den Dokumentenumlauf. Moderne und hochwertige Lösungen dieser Art verfügen in Firmen über viele nützliche Funktionen, die das Arbeiten mit der Dokumentation und das Durchsuchen ihrer Ressourcen vereinfachen.

DMS-Lösungen ermöglichen es unter anderem, Dokumente aus verschiedenen Quellen u. a. aus E-Mails, aus Büroanwendungen (MS Office, Open Office, Pages usw.), aus Text- und HTML-Editoren, aus Fax und Scannern und vielen anderen zu speichern. Dokumente können durch automatisches Speichern von der Festplatte, direktes Scannen oder per E-Mail an das System gesendet werden. Darüber hinaus erlauben  die Lösungen der DMS-Klasse, den Dokumentenumlauf in der gesamten Firma zu erfassen und zu unterstützen, wodurch die Effizienz der Betriebsabläufe in der Firma gesteigert und die Aufgabenabwicklung beschleunigt werden.

Ein erstklassiges Dokumentenmanagementsystem bedeutet für die Firma zahlreiche Vorteile. Dazu gehört die Vereinfachung der Vorgänge beim Erfassen, Vervollständigen und Durchsuchen verschiedener Arten von Dokumenten, die in den digitalen Ressourcen aufbewahrt werden. Der Vorteil besteht auch darin, für einen schnellen und effizienten Dokumentenumlauf zwischen Mitarbeitern und Firmenabteilungen zu sorgen, was sich positiv auf das Arbeitstempo der Firma, ihre Zuordnungskapazitäten sowie die Kompetenz und die Effizienz der Entscheidungsfindung auswirkt.

Darüber hinaus kann durch die Implementierung und den Einsatz von DMS-Lösungen die Arbeit im Rahmen der ISO 9000-Standards im Hinblick auf Erfassung und Handhabung von Dokumenten sowie Umsetzung und Überwachung spezifischer Verfahren besser organisiert werden.

BPMS-Software und ihr Einfluss auf die Betriebsabläufe im Unternehmen

Unter der Abkürzung BPMS verbirgt sich der Begriff „Business Process Management System“, also das Geschäftsprozess-Managementsystem. Es ist eine moderne Lösung, die eine effiziente Verwaltung von Geschäftsprozessen im Unternehmen ermöglicht. BPMS unterstützt auf eine effiziente Weise die sog. Prozessexzellenz, sorgt für ein effizientes Management von Arbeitsabläufen und Informationsflüssen (Workflow) im Unternehmen und ermöglicht die Analyse und Optimierung einzelner Prozesse.

Nach Gartner ist Geschäftsprozessmanagement eine Disziplin, in der verschiedene Techniken eingesetzt werden, um Prozesse zu entdecken, zu modellieren, zu analysieren, zu messen, zu rationalisieren und zu optimieren. Bei BPM wird ein besonderer Schwerpunkt auf Geschäftsprozesse gelegt, bei denen es sich um bestimmte Vermögenswerte handelt, d. h. Hauptbestandteile, die für das  Erzielen eines Wettbewerbsvorteils unverzichtbar sind. Um dieses Ziel zu verwirklichen, müssen Geschäftsprozesse ständig optimiert, analysiert und verwaltet werden, was durch BPMS-Lösungen ermöglicht wird.

BPMS ist ein Werkzeug, das sich nicht nur an große, strukturell und organisatorisch erweiterte Firmen richtet, sondern auch an kleinere Unternehmen, die sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor tätig sind. Ein Indikator für die Notwendigkeit seiner Implementierung ist häufig das Bedürfnis nach einer besseren Anordnung und Systematisierung komplexer Geschäftsprozesse, die im ganzen Unternehmen verstreut sind. Diese Prozesse werden normalerweise von vielen Abteilungen und Personen abgewickelt, was das Chaos noch mehr verbreitet und die Firma von der Erreichung ihrer Geschäftsziele entfernt.

Eine weitere Prämisse für die Implementierung von BPMS ist wiederum das dynamische Umfeld und die Volatilität der Marktsituation, in der die Firma ihre Geschäftstätigkeit verübt. Dank der Implementierung von BPMS-Lösungen werden des Änderungsmanagement und die Einleitung von Modifikationen im Einklang mit dem Rhythmus und den Geschäftsanforderungen kostengünstiger, einfacher und schneller vollzogen.

DMS kontra BPMS: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

In der traditionellen Sichtweise der Typologie von Informationssystemen dient DMS zur Digitalisierung von Dokumenten, einschließlich Registrieren, Scannen, Kategorisieren, Speichern und Freigeben ihrer digitalen Versionen an berechtigte Benutzer. BPMS ist wiederum die Sektion, die für die Aufgabenzuweisung, die Abwicklung von Genehmigungsvorgängen, die Weiterleitung von Daten und Informationen zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Systemen verantwortlich ist. In der praktischen Anwendung stehen DMS System und BPMS jedoch in vielen Wechselbeziehungen zueinander.

Dank ihres Zusammenspiels kommt ihnen eine sehr wichtige Rolle bei der Schaffung eines effizienten modernen Managements zu, das auf die digitale Transformation abzielt und das Erlangen oder Aufrechterhalten eines Wettbewerbsvorteils anstrebt. Ein sehr wichtiger Trend, der in Richtung der Entwicklung von Dokumenten- und Geschäftsprozess-Managementsystemen sehr deutlich wird, ist die Annahme, dass die implementierten IT-Lösungen häufigen Änderungen unterliegen werden. Dies ist unter anderem auf sich ändernde gesetzliche Vorschriften, die Entstehung neuer technologischer Möglichkeiten und das systematische Bestreben des Unternehmens, seine Prozesse weiter zu optimieren, zurückzuführen.

Erwägenswert sind die fortschrittlichsten Low-Code-Plattformen zum Verwalten und Automatisieren von Prozessen und zum Erstellen von Geschäftsanwendungen, die nicht nur eine schnelle Bereitstellung, sondern auch eine einfache Änderung vorhandener Lösungen ermöglichen und sowohl DMS- als auch BPMS-Funktionen effizient kombinieren.