Für Mitarbeiter und Unternehmen bietet die digitale Zeiterfassung im Vergleich mit einem klassischen Papier-Stundenzettel nicht nur durch einen geringeren Aufwand entscheidende Vorteile. Die Auswertung der präzisen Daten erleichtert die Gehaltsabrechnung und die Auftragskalkulation. Zugleich sind mit einem abrufbaren Arbeitszeitkonto unnötige Konflikte und Überstunden vermeidbar.
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Wichtige Vorteile im Vergleich zum klassischen Stundenzettel
Im Vergleich zum klassischen Stundenzettel aus Papier bietet eine digitale Zeiterfassung vor allem wegen des geringen Aufwands Vorteile. Während Arbeitgeber Zettel wöchentlich ausfüllen und manuell kontrollieren müssen, geht viel Zeit verloren. Darüber hinaus unterlaufen Unternehmen mit der Papier-Variante oft menschliche Fehler, die durch eine digitale Zeiterfassung ausgeschlossen sind.
Im Gegensatz zu einem normalen Zettel sind erfasste Zeiten mit einer modernen Software darüber hinaus an verschiedenen Orten schnell und unkompliziert abrufbar. Sobald die Zeiterfassung digital sicher gespeichert ist, können die Daten nie mehr wie ein Zettel verloren gehen. Wer bisher ein System für die Arbeitszeiterfassung noch nicht vollständig eingerichtet hat und als Übergangslösung am Computer eine Stundenzettel-Datei mit Tabellen erstellen will, entdeckt etwa unter www.papershift.com/lexikon/stundenzettel passende Vorlagen.
Schnelle und exakte Gehaltsabrechnung mit digitaler Zeiterfassung
Durch eine digitale Zeiterfassung können Unternehmen sich sehr schnell und präzise um die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter kümmern. Mit dem Stundenzettel aus Papier muss der Verdienst hingegen zunächst umständlich berechnet werden. Die Arbeitszeiterfassung mit einer modernen Anwendungssoftware verhindert somit unnötige Verzögerungen. Außerdem kommt es mit technischer Unterstützung im Normalfall zu keinen Rechenfehlern.
Weil eine digitale Zeiterfassung in vielen Branchen mittlerweile als unverzichtbar gilt, zeigen neue Angestellte nach einem Jobwechsel selten Verständnis für handschriftliche Übertragungsfehler bei der Entgeltabrechnung. Wer unnötigen Ärger mit dem Personal im Rahmen der Lohnabrechnung vermeiden möchte, sollte die Arbeitszeiten daher unbedingt mit zuverlässiger Software erfassen und auswerten lassen.
Unkomplizierte Berücksichtigung der Daten bei der Auftragskalkulation
Während sich mit einem Papier-Stundenzettel die Arbeitszeit nicht immer sofort einem bestimmten Projekt zuordnen lässt, kann die digitale Zeiterfassung ein Unternehmen bei der Auftragskalkulation effektiv unterstützen. Mit hochwertigen Systemen erfassen Mitarbeiter die Zeit, die für einen speziellen Auftrag erforderlich war. Dadurch fällt es dem Personal leichter, vor vergleichbaren Aufgaben den erforderlichen Zeitaufwand zu kalkulieren.
Dank der Unterstützung der digitalen Zeiterfassung gelingt es einem Betrieb beispielsweise, Kunden genauere Liefertermine zu nennen. Zudem hilft die unkomplizierte Auswertung der Arbeitszeit bei der Suche nach der Ursache für den verspäteten Abschluss eines Projekts. Mit den gesammelten Daten erkennen Experten oft, ob die angestrebten Termine realistisch waren und außergewöhnliche Umstände einmalige Verzögerungen verursacht haben.
Weniger Konflikte und bessere Arbeitsatmosphäre mit digitaler Zeiterfassung
Durch die Präzision der digitalen Zeiterfassung lassen sich zahlreiche Konflikte am Arbeitsplatz vermeiden. Genaue Daten sorgen nach einer zuverlässigen Erfassung für schnelle Aufklärung, sobald sich ein Mitarbeiter benachteiligt fühlt. Wer die Arbeitszeit mit sicheren Systemen unveränderbar erfasst, klärt Vorwürfe wegen der vermeintlichen Faulheit eines Mitarbeiters schnell auf. Zugleich können Vorgesetzte mit der Unterstützung der digitalen Zeiterfassung schnell erkennen, ob ein Angestellter mit einer überdurchschnittlichen Arbeitszeit überlastet ist. Schnelle Reaktionen mit soliden Daten als Grundlage erleichtern die Gleichbehandlung des Personals und verbessern somit die Arbeitsatmosphäre.
Überstunden durch Arbeitszeitkonto im Blick
Weil die Mitarbeiter und das Unternehmen die Arbeitszeit im Blick behalten, sind angesammelte Überstunden mit der digitalen Zeiterfassung leichter vermeidbar. Wer jederzeit auf sein Arbeitszeitkonto zugreifen darf, verliert während der Gestaltung der Zeitpläne nicht den Überblick. Dann verhindern die Beteiligten Überraschungen am Ende des Monats und einen Streit wegen unerwarteten Überstunden einfacher.
Wer die eigene Arbeitszeit mit vielen Freiheiten alleine gestalten darf, profitiert von der digitalen Zeiterfassung ganz besonders. Mit den erfassten Daten können die Beteiligten genauer bewerten, wie eine hohe Belastung mit langen Arbeitszeiten schlimmstenfalls sogar ein Gesundheitsrisiko darstellt. Somit erkennen die Mitarbeiter frühzeitig, ob der Ehrgeiz bei regelmäßigen Überstunden für ein wichtiges Projekt in einem vertretbaren Rahmen bleibt. Die sorgfältige Auswertung der digitalen Zeiterfassung liefert dementsprechend für die Verbesserung der Work-Life-Balance wichtige Anhaltspunkte.